ИТ-аутсорсинг. Правда и мифы.

В известной книге «Гении и аутсайдеры. Почему одним все, а другим ничего?» описано правило 10 000 часов. Правило гласит: чтобы считаться профессионалом в своем деле, нужно им заниматься 10 000 часов. Если собрать задокументированный опыт нашей компании в теме ИТ-аутсорсинга, то получится около 200 000 часов. Анализируя этот опыт, а также собранную статистику, вполне можно делать обоснованные выводы.

И сегодня мы поговорим про мифы и реальность в области ИТ-аутсорсинга.

Миф № 1 - «ИТ-аутсорсинг - это дорого».

И следом прямо противоположный ему миф (№ 2) - «ИТ-аутсорсинг - это дешево».

Миф № 1 крепко прижился в головах клиентов.

Миф № 2 – в головах маркетологов и продавцов компаний-аутсорсеров, и они этот миф активно используют при продажах.

А в реальности? Реальность, как обычно, на уровне здравого смысла. Не имея на руках фактов в виде понимания конкретной задачи и ожидаемых результатов ее выполнения, а также критериев оценки результата, все рассуждения, и, тем более, заключения о стоимости - это беспредметные разговоры. Соответственно, чтобы сделать вывод об адекватности стоимости, стоит, для начала, сформулировать задачу. Допустим, формулировка такая: «необходимо обеспечивать работоспособность офиса с 20-ю рабочими местами, одним сервером, телефонией и 3-мя принтерами». Это далеко не полная и не точная постановка задачи, но от этого уже можно отталкиваться. Затем сравнивать три варианта решения задачи – ИТ-аутсорсинг, собственный ИТ-отдел или специалист. В некоторых ситуациях стоит рассмотреть и фрилансера. Сравнить не на уровне ощущений, а используя максимально оцифрованные и понятные критерии:

  1. Наличие у исполнителя компетенций для решения задачи, т.е. наличие опыта, как положительного, так и отрицательного.
  2. Какое количество уточняющих вопросов по задаче зададут потенциальные исполнители до того, как сформулируют коммерческое предложение. И при формулировке вопросов пользуются техническими терминами, или терминами, ориентированными на бизнес-задачи? Подсказка – второй вариант намного лучше первого.
  3. Вспомните несколько самых неприятных ситуаций из личного опыта, связанных с ИТ, расскажите их компании/кандидату/фрилансеру, и послушайте профессионала, как бы он помог вам избежать таких проблем.
  4. Какую скорость реакции обеспечит вам специалист/компания?
  5. Сколько будет стоить этот специалист или компания? Нужно считать полную сумму расходов – если это штатный специалист, то добавить налоги, и стоимость рабочего места.

Пункты 2 и 3 одновременно дадут представление о «прокачке» технических знаний и навыков и коммуникативных способностях рассматриваемого кандидата или компании. Стоит сказать, что обычные, человеческие коммуникации в вопросах ИТ не менее, а иногда более важны, чем технические знания.

Конечно, если главный критерий деньги – то можно просто перейти на последний параметр, не учитывая остальные. Свое время и нервы в процессе выбора сохраните, а вот с результатом можно не угадать.

Миф № 3 - ИТ-аутсорсинг это небезопасно. Мои данные украдут. Стоит ответить на вопрос – кто украдет? Сторонний или собственный ИТ-специалист? Здесь стоит обратиться к статистике. По разным данным от 70% до 90% проблем с информационной безопасностью, в том числе и с кражей данных, связаны с инсайдерами. Т.е. сотрудниками компании. Как правило, сотрудники просто берут нужные данные в корпоративной сети и используют их по своему усмотрению. Довольно часто в корпоративных информационных системах нет даже минимальной защиты данных – ограничений доступа в зависимости от выполняемых задач, т.е. любой пользователь видит все данные. И, как правило, профессиональные ИТ-специалисты, хоть штатные, хоть привлеченные со стороны, задают уточняющие вопросы из области информационной безопасности, указывают эти риски и предлагают варианты их снижения.

Миф № 4 - ИТ-аутсорсинг это некачественно. Свой системный администратор лучше. Качественно или нет работает человек, зависит от его собственной системы ценностей и мотивации. И, конечно, от его опыта. Также стоит уточнить термин «качественно». Что это значит? Правильно сделанная задача? Правильно и вовремя сделанная задача? Правильно, вовремя и в рамках согласованного бюджета? Или задача, сделанная правильно, несмотря на то, что при ее постановке половина условий забыли проговорить? При решении задач в области ИТ ситуация с такой постановкой задачи – совершенно обычное дело.

Миф № 5 - ИТ-аутсорсинг никогда не заменит собственного ИТ-шника, или собственный ИТ-отдел. Масса примеров, когда совершенно спокойно ИТ-аутсорсинг полностью заменяет собственный ИТ-отдел, и компания, решившаяся на такой шаг, в результате выигрывает. Конечно же, есть и примеры и обратной ситуации. Поэтому и нужно всесторонне рассматривать реальную задачу, и моделировать варианты. В нашей практике несколько успешных сценариев работы:

  • Внешние ИТ-специалисты по системе ИТ-аутсорсинга отвечают целиком за информационную систему компании. Поддерживают и развивают ее. Такая услуга идеально подходит для небольших компаний, в которых до 100 компьютеров. Почему именно такая цифра? Потому что довольно часто на такой парк техники приходится 1 системный администратор. Он отвечает и за серверное оборудование, и за компьютеры, и за все, за что отвечает #тыжпрограммист. И это и является узким местом – человек в единственном лице. Поэтому в данной ситуации замена на ИТ-аутсорсинг, обычно, приносит свои положительные плоды.
  • У компании заказчика большая распределенная сеть, в том числе, охватывающая несколько городов. И есть свой «мозговой центр», в котором принимаются ИТ-решения. В данной ситуации «мозговой центр» эффективно может использовать «руки» - компании, оказывающие услуги ИТ-аутсорсинга, которые территориально близки к точкам сети. Работая в рамках установленных в центре правил, эти «руки» позволяют экономить на логистике и реагируют в адекватные сроки, в том числе в ситуациях, когда необходимо оказаться в нескольких местах одновременно.
  • ИТ-аутсорсинг оказывается полезным также при высокой, но временной нагрузке на собственный ИТ-отдел. Если взять человека в штат, то при последующем снижении нагрузки останется «лишняя» штатная единица, обеспечивающая дополнительные расходы. В этой ситуации эффективнее привлечь на временной основе компанию-аутсорсера. Актуально, например, для бизнеса с ярко выраженной сезонностью.
  • Конечно же, выгодно пользоваться ИТ-аутсорсингом в тех случаях, когда собственный ИТ-отдел попросту не может справиться с задачей. Это возможно по разным причинам, и мы их в рамках данной статьи не рассматриваем. Но при наличии факта, когда, вроде бы, все работает, и работает неплохо, проекты развития никуда не двигаются – самое время подумать про ИТ-аутсорсинг.

Вывод. Услугами ИТ-аутсорсинга могут пользоваться любые по размерам компании – от микро до корпораций. Это тот инструмент, при правильном применении которого обязательно будет результат в виде повышения эффективности:

  • экономия времени
  • экономия денег
  • разовое или периодическое привлечение специалистов с высоким уровнем экспертизы, в том числе и узкой.

При этом нужно помнить, что, как и для любого другого инструмента, есть условия его применения. К ним можно отнести, например, профессионализм специалистов. Причем, крайне важно, чтобы профессионализм не ограничивался знанием оборудования и программного обеспечения. Но, и чтобы ИТ-аутсорсер имел навыки и желание доносить до клиента принципиально важную для принятия управленческих решений информацию на понятном для клиента языке.

 

GLOS IT,

24.09.2019

< Назад