Подпишись!

Подпишитесь на наш блог о типичных граблях
в сфере IT и узнайте, как избежать проблем

О копировально-множительной технике

Интересно читать, обсуждать, и, наверное, писать про разные инновации - блокчейн, роботизацию, искуcственный интеллект.  И тут же, в текущей работе, можно оказаться в ситуации, когда подводит обычный офисный принтер.

И происходит это почти всегда неожиданно. Мы уже писали на эту тему в нашем проекте "ИТ-грабли".

Что же стоит предпринять для того, чтобы минимизировать вероятность таких неприятных сюрпризов?

Первое, что стоит сделать, это определить - а насколько офисная печать критична для бизнеса?
Например, к чему может привести временная неработоспособность офисного принтера или принтеров? Например, в течение 1 часа? 1 дня? 1 недели? Каковы будут последствия для бизнеса?

Если ответ "никаких серьезных последствий не будет", то и задумываться о дальнейших вопросах смысла нет.

Как можно определить, что печать и копирование некритичны для бизнеса? Это тот случай, когда при взаимодействии с клиентами или партнерами не требуется пользоваться принтером или копировальным аппаратом, т.е. бумажный документооборот отсутствует.

Во всех остальных случаях требуется обеспечение отказоустойчивости сервиса печати. И меры ее обеспечения должны быть тем серьезнее, чем сильнее зависимость успешного завершения какого-либо бизнес-процесса от работоспособности принтера.

Пройдемся по наиболее часто встречающимся проблемам, которые могут сильно помешать, а иногда и заблокировать работу, реализуя, тем самым, либо репутационный риск, либо блокируя какой-либо из важных бизнес-процессов.

 

  1. Отсутствие запасного картриджа. А еще точнее - отсутствие запасного заправленного картриджа.

 Обычный сценарий - нужно что-то срочно распечатать. Сотрудник отправляет документ на печать, видит, что документ распечатался некачественно - печать бледная, на отпечатке пропущена целая полоса, документ не читается.

Сотрудник знает о том, что есть запасной картридж, он берет его, вставляет в принтер, и печатает тот самый срочный документ. После чего честно идет на встречу, для которой этот документ и был нужен, потому что уже и так опаздывает на нее, как правило.

Жестокая статистика нам доказывает, что после встречи сотрудник не вспоминает о том, что использовал запасной картридж.

Она же нам говорит, что в следующий раз, когда будет подобная ситуация, т.е. нужно что-то срочно распечатать, окажется, что и в принтере пустой картридж, и в тумбочке, где лежит запасной, окажется пустой картридж.

В этот момент начинаются офисные бега - поиск компании, которая приедет и на месте заправит картридж, где можно прямо сейчас купить новый, как перенастроить печать, чтобы распечатать документ в другом кабинете, скопировать документ на флэшку и распечатать у соседей. На это на все может уйти от нескольких минут до нескольких часов.

Самый адекватный метод борьбы с этим - назначить ответственным за тумбочку с картриджами человека, который реже всех участвует в офисе в каких-то "суперсрочных" распечатках. Этот человек выдает заправленные картриджи и обеспечивает появление новых.

 

  1. Попутно стоит сказать о той самой заправке в офисе, на месте.

 Это зло. Да, заправить картридж в офисе можно быстро.


Но стоит помнить о следующем:

  • Тонер - штука очень летучая. Сначала он оказывается в воздухе, причем это происходит быстро, а потом он оказывается в легких сотрудников. Мы, конечно, не медики, но уверены, что это не полезно.
  • При офисной заправке вы сильно зависите от ловкости того человека, который эту заправку осуществляет. Он запросто может рассыпать этот самый тонер, и кроме того, что он окажется в легких у сотрудников, он будет на столах, на полу, на документах, и убирать его - это целое приключение.
  • Если заправлять картридж в офисе, сама технология этой заправки нарушается, потому что в офисе нельзя выполнить все те действия, которые надо выполнить для обеспечения качественного результата.

 

Так что если и перезаправлять картриджи, то пусть это происходит в специализированном месте, а не в вашем офисе.

 

  1. Печать на черновиках.

Экономия бумаги - это замечательная идея. Можно даже сказать, великолепная. И действительно, если нужно напечатать не слишком важный документ, например, только для внутреннего использования, то почему бы не напечатать его на листке, на котором с одной стороны уже что-то напечатано. Но в старании сэкономить бумагу зачастую пользователи запихивают в принтер листки со скрепками от степплера. Принтеры этого не любят, и от этого они ломаются.

 

  1. Регламентное техническое обслуживание.

 Любой относительно сложный механизм требует периодических регламентных работ. Без них механизм, безусловно, какое-то время может работать, но, сколько именно времени, и с каким качеством он будет выполнять свою задачу, сказать невозможно.

Тут как с автомобилем. Есть понятие "техническое обслуживание",  1 раз в 10 или 15 тысяч километров надо появиться на СТО и специалисты что-то там подкрутят, что-то поменяют, что-то проверят, и можно снова относительно спокойно ездить до следующего технического обслуживания.
Если же регламентное обслуживание не делать, то печальный результат рано или поздно наступит.

Итак, допустим, и картридж запасной у нас всегда есть, и используем мы только правильно заправленные, а еще лучше, только оригинальные картриджи, на черновиках не печатаем, и делаем регулярное техническое обслуживание нашему принтеру, есть ли еще что-то, чего стоит опасаться, и от чего стоит подстраховаться?

Да, есть.

Не нужно забывать, что принтер - это устройство. И как-то однажды оно может просто перестать работать. Так с электронным оборудованием бывает. Поэтому, лучше бы, конечно, подстраховаться, и иметь не один принтер. Мы сталкивались с ситуациями, когда в погоне за отказоустойчивостью некоторые компании решали вопрос кардинально - 1 пользователь - 1 принтер.

В результате, у каждого сотрудника на столе стояло по принтеру. Самое интересное, что проблем такой подход только добавляет:

  • Чем больше и разнообразнее парк техники, тем больше требуется усилий (времени, денег) для его поддержки в работоспособном состоянии;
  • Неискушенные в тонкостях разных моделей принтеров пользователи самостоятельно меняют в них картриджи, часто путая, какие картриджи куда устанавливать, что вызывает поломки, как картриджей, так и принтеров;


Хотя нельзя исключать, что в некоторых случаях такой подход - "1 рабочее место - 1 принтер" является наиболее эффективным. А может быть более эффективный подход "1 кабинет - 1 принтер". Или даже "1 этаж - 1 принтер". Последний вариант, к слову, весьма сильно позволяет сэкономить на бумаге. При таком подходе сотрудники отправляют на печать только те документы, которые действительно надо напечатать. Потому что просто лень ходить за каждым листочком. Очень актуально для крупных компаний.

 

Стоит упомянуть и об услуге, которая есть уже много лет на рынке. Это аутсорсинг печати.

Компания заключает договор с аутсорсером, который отвечает за установку, обслуживание, профилактику печатающих устройств, а оплата услуг осуществляется на основании счетчика отпечатанных копий.

Отпечатали в этом месяце 10 000 листов - оплатили за 10 000 листов. Отпечатали 0, заплатили за 0. Есть фиксированная ставка за 1 отпечатанный лист. В некоторых случаях очень удобно. Нет необходимости задумываться о том, где хранить запасные картриджи, у кого их заправлять, где покупать новые, и так далее.

Пройдемся еще раз по основным вопросам, ответы на которые нужны для того, чтобы организовать своими силами, или силами подрядчиков отказоустойчивую систему печати в компании.

  1. Является ли печать документов в офисе бизнес-критичной процедурой, которая может существенно повлиять на результативность и эффективность бизнеса?
  2. Какому количеству пользователей необходимо регулярно печатать документы?
  3. Какое количество документов необходимо печатать? Обычно измеряется в количестве документов в день, в неделю, в месяц.
  4. Какой формат документов необходимо печатать? Только А4 или есть и другие форматы? Если да, то какие?
  5. Пользователи печатают часто и мало? Часто и много? Редко и мало? Редко и много? Желательно выразить в цифрах - редко - это 1 раз в час? 1 раз в день? Много это сколько - по 100 листов или по 200 за 1 раз?
  6. Нужна ли двусторонняя печать, или достаточно односторонней?
  7. Не будет ли разумным рассмотреть вопрос аутсорсинга печати?

 

Ответы на эти вопросы нужны для того, чтобы подобрать наиболее подходящую для вашего конкретного случая технику.

А правильно подобранная техника позволит экономить время, нервы и деньги

 

 

GLOS IT

06.03.2018

< Назад